Kısa cevap: Bir işi yazılıma devretmek için önce o işin adımlarını kâğıda dökün: ne olunca başlıyor, kim ne yapıyor, nerede bitiyor? Adımları net olan her iş otomatikleştirilebilir. Siparişten sonra müşteriye bilgi göndermek, gelen talebi kaydetmek, hatırlatma yapmak ve rapor hazırlamak bunların başında gelir. Bu yazıda bu işleri kendi projelerimizde nasıl yazılıma devrettiğimizi altı örnekle anlatıyoruz.
Örneklerin çoğunda yapay zeka yok. Tekrarlayan işlerin büyük kısmı iyi kurulmuş kurallarla çözülür. Yapay zeka, kurala dökülemeyen küçük bir kısımda devreye girer. Bu ayrımı Küçük İşletmeler İçin Yapay Zeka Otomasyonu yazımızda ayrıntılı anlattık.
Başlamadan Önce: İşi Adımlara Bölün
Hangi işi devredeceğinize karar vermeden önce şu dört soruyu cevaplayın:
- Tetikleyici: İş ne olunca başlıyor? (Ödeme geldi, form dolduruldu, tarih yaklaştı)
- Adımlar: Sonra sırayla ne yapılıyor?
- Karar noktaları: Hangi adımda bir insanın düşünmesi gerekiyor?
- Bitiş: İşin bittiğini nereden anlıyoruz?
Karar noktası olmayan adımlar doğrudan yazılıma devredilebilir. Karar noktalarında ise yazılım bilgiyi hazırlar, kararı insan verir.
1. Ödemeden Sonra Teslimat
Elle yapıldığında: Her satıştan sonra müşteriye tek tek e-posta yazılır, dosya linki gönderilir, lisans bilgisi istenir.
Yazılıma devrettiğimizde: Kendi ürünümüz Full Marketing'in satışında ödeme onaylanınca müşteriye otomatik olarak kişisel bir sipariş sayfası gönderiliyor. Müşteri programı bu sayfadan indiriyor ve cihaz kodunu yine bu sayfadan iletiyor. Kod geldiğinde bize bildirim düşüyor. Lisans tanımlandığında müşteriye "lisansınız aktif" e-postası kendiliğinden gidiyor. Bizim yaptığımız tek şey lisansı onaylamak.
2. Talepten Teslime Hizmet Akışı
Elle yapıldığında: Müşteri bilgilerini mesajla parça parça gönderir, eksikler için defalarca geri dönülür.
Yazılıma devrettiğimizde: Dijital Davetiye Sistemi'nde çift, gereken tüm bilgileri tek bir talep formunda iki dakikada dolduruyor. Tasarım hazırlanınca çifte özel link iletiliyor. Misafirler katılımlarını davetiyedeki formdan bildiriyor. Çift de misafir listesini şifreli panelinden izleyip tek tıkla Excel'e aktarabiliyor. Kimsenin elle liste tutması gerekmiyor.
3. Gelen Talepleri Tek Yerde Toplamak
Elle yapıldığında: İletişim formu, demo talebi ve satış e-postaları ayrı yerlere düşer. Aynı müşterinin geçmişini görmek için birkaç yere bakmak gerekir.
Yazılıma devrettiğimizde: Kendi sitemizin yönetim panelinde formdan, demo indirmesinden ve satıştan gelen kayıtlar e-posta adresine göre tek bir müşteri kartında birleşiyor. Her talep, müşterinin geçmişiyle birlikte tek ekranda görünüyor. Proje sayfalarımızdaki teklif kutusundan gelen talepler de hangi projeden geldikleri bilgisiyle buraya düşüyor.
4. Ekip İçinde Görev ve Hatırlatma
Elle yapıldığında: "Bu işi sana verdim" mesajları sohbet gruplarında kaybolur, son tarihler unutulur.
Yazılıma devrettiğimizde: AssWork.space'te görev atandığında atanan kişiye, ekibe biri katıldığında ekibe e-posta gidiyor. Son tarihe bir gün kala da hatırlatma gönderiliyor. Kanban panosunda kimin hangi aşamada olduğu tek bakışta görülüyor.
5. Sipariş Kurallarını Hesaplatmak
Elle yapıldığında: Kargo ücreti, toplu alım fiyatı ve vergi gibi kurallar her siparişte elle kontrol edilir ve hata payı yüksektir.
Yazılıma devrettiğimizde: 2.964 ürünlük B2B e-ticaret mağazasında 1.500 € üzeri siparişlerde ücretsiz kargo kuralı ödeme adımında otomatik uygulanıyor. Kademeli fiyatlar ürün sayfasında, iş müşterileri için KDV hariç gösteriliyor. Kural bir kez doğru tanımlanıyor ve her siparişte aynı şekilde işliyor.
6. Uygun Eşleşmeyi Bulmak (Yapay Zekanın Girdiği Yer)
Elle yapıldığında: Markaya uygun içerik üreticisini bulmak için onlarca profil tek tek incelenir.
Yazılıma devrettiğimizde: Marka Yüzüm'de "bu marka için hangi üretici uygun?" sorusunun basit bir kuralı yok. Burada yapay zeka destekli eşleştirme kategori, kitle, konum ve etkileşim oranına bakarak bir öneri listesi çıkarıyor. Son seçimi yine marka yapıyor. Yazılım aramayı kısaltıyor ama kararı devralmıyor.
Hangi İşleri Devretmemeli?
- Her seferinde farklı karar gerektiren işler: Özel fiyatlandırma, şikâyet çözümü, sözleşme maddeleri.
- Hatası pahalıya patlayan işler: Ödeme iadesi ve müşteriye toplu mesaj gönderimi gibi işlerde son onayı insana bırakın.
- Henüz oturmamış süreçler: Adımları her hafta değişen bir işi otomatikleştirmek yerine önce süreci sabitleyin.
Kısa Kontrol Listesi
- İşin tetikleyicisi, adımları ve bitişi yazılı mı?
- Karar gerektiren adımlar belirlendi mi?
- Bir şey ters gittiğinde size bildirim gelecek mi?
- Müşteriye giden otomatik mesajlar bir kez kontrol edildi mi?
- Otomasyondan önceki ve sonraki süreyi ölçüyor musunuz?
Talepleri bir sohbet asistanıyla karşılamayı düşünüyorsanız Web Sitenize Yapay Zeka Chatbot Eklemek yazımıza da göz atabilirsiniz.
Sizin akışınızı birlikte çizelim
En çok vaktinizi alan tekrarlayan işi anlatın. Adımlara bölüp hangi kısmın yazılıma devredilebileceğini ve nasıl kurulacağını netleştirelim.
Örneklerdeki akışlar, ilgili projelerin 2026 itibarıyla canlıdaki hâlini anlatır.